Een vrijwilligersorganisatie professionaliseren vraagt veel doorzettingskracht

Geschreven door Mirjam Hulsebos

Voedselbanken Nederland is de overkoepelende vereniging van voedselbanken in Nederland. De plaatselijke voedselbanken zijn als lid aangesloten bij Voedselbanken Nederland maar functioneren autonoom, net als de acht distributiecentra. Hoe krijg je in zo’n ‘vrijheid blijheid’ cultuur toch structuur? Een kijkje achter de schermen met penningmeester Frans Booij.

 

Het bieden van directe voedselhulp aan de armste mensen en het voorkomen van verspilling van goed voedsel zijn de twee hoofddoelstellingen van Voedselbanken Nederland. Om in aanmerking te komen voor een voedselpakket moet de financiële nood hoog zijn: een moeder met twee kinderen mag maximaal 9 euro per dag te besteden hebben aan eten, drinken, kleding, schoolreisjes, verjaardagen en andere flexibele kosten. Een gezin bestaande uit vier personen maximaal 11 euro. ‘Als je nagaat dat daar dus ook kleding en cadeautjes van moeten worden gekocht, dan snap je dat er voor eten eigenlijk vrijwel niets overblijft’, zegt Frans Booij.

Verantwoording
Tijdens zijn werkzame leven bij Rabobank is hij regelmatig betrokken geweest bij buitenlandse projecten om armoede tegen te gaan. ‘In ons eigen land bestaat echter ook armoede, ook al wil Rutte dat niet toegeven. Daarom ben ik na mijn pensionering als vrijwilliger aan de slag gegaan bij onze plaatselijke voedselbank’, vertelt hij. Hij bracht meer structuur aan, want hoe efficiënter de processen, hoe minder verspilling. Dat zag ook de overkoepelende organisatie Voedselbanken Nederland. Toen zij op zoek waren naar een nieuwe penningmeester werd hij gevraagd te solliciteren. ‘Ja, er was een heuse procedure. Op dat moment was namelijk al het traject in gang gezet om meer te professionaliseren. Vrijwel al onze vrijwilligers hebben een werkverleden. We willen maximaal gebruikmaken van hun kennis en kwaliteiten.’

De professionaliseringsslag is nodig omdat steeds meer organisaties die geld of goederen doneren dat eisen. ‘Governance is een thema dat sterk leeft. Op zich is het niet vreemd natuurlijk dat organisaties die ons jaarlijks enkele tonnen doneren meer inzicht willen hebben in wat er met dat geld gebeurt. We krijgen bijvoorbeeld ieder jaar vijf ton van de Postcodeloterij. De Lidl is een hele grote sponsor. En ook bedrijven als Unilever, Dirk van den Broek, Albert Heijn, Jumbo en Friesland-Campina steunen ons met geld of goederen. Deze organisaties moeten zelf overal verantwoording over afleggen, dus het is niet vreemd dat ze dat ook aan ons vragen.’

Accountantsverklaring
Dat vraagt om een veel professionelere boekhouding. Toen Booij in 2013 aantrad gebeurde dat nog in Excel. ‘Terwijl we de ledenadministratie in Unit4 Multivers deden’, zegt hij. In die periode speelde ook de overgang naar IBAN. Het bedrijf GB Solutions had aangeboden Voedselbanken Nederland daar gratis bij te helpen. ‘Het was een ontzettend grote klus die zij vrijwillig voor ons hebben gedaan. En passant trad directeur Peter Groot Bruinderink voor mij op als sparring partner. Al snel kregen we het natuurlijk over die boekhouding, en toen het IBAN-project was afgerond hielp hij me met de invoering van de administratie in Multivers.’

Daarmee ontstond direct meer inzicht in de cijfers. Maar een beter administratief pakket zorgt niet voor striktere procedures, realiseerde Booij zich ook. ‘Toen ik hier aantrad was er een mentaliteit van: ik heb hier een factuur, kun je die betalen? We hadden geen heldere afspraken over wie wat mocht declareren. Natuurlijk declareerde niemand zo maar iets, we zijn immers niet voor niets vrijwilliger geworden bij ‘de voedselbank’, maar ik moet wel alle uitgaven kunnen verantwoorden. We leggen daarom nu vast wat het doel is van de uitgave en hebben een heldere omschrijving wie wat mag declareren.’

Booij keek ook naar zijn eigen rol en de wijze waarop het bestuur hem kan controleren. ‘Ik vind dat belangrijk, want in de krant lees je wel eens over penningmeesters die geld achterover drukken. En bedrijven die aan ons doneren vragen daar ook om. Met name de Postcodeloterij stelt hoge eisen. Zij willen bijvoorbeeld een goedgekeurde accountantsverklaring, heel logisch. Die krijg je alleen als je interne processen op orde zijn. Dat wil zeggen dat je al je processen beschrijft en ook heldere functiebeschrijvingen hebt. En je moet een strikt gescheiden mandateringsregeling hebben. Ik mag bijvoorbeeld zelf geen facturen klaarzetten om te betalen, ik mag ze alleen aftekenen.’

Hooggekwalificeerd vrijwilligerswerk
Voor het betalen van facturen had Booij altijd vrijwilligers die hem hielpen bij de operationele zaken. Die zijn steeds lastiger te vinden. ‘Hier op de administratie hadden we vooral mensen werken die hun baan tijdens de crisis waren verloren. Ze lieten zich bij- of omscholen en deden daarnaast vrijwilligerswerk. Nu de economie weer aantrekt en hun CV aantrekkelijker is door het werk dat ze hier hebben gedaan, vinden ze allemaal weer heel snel een nieuwe baan. Ik ben daarom erg blij dat Finext heeft aangeboden om per 1 november de administratie voor ons te doen. Dat scheelt mij ontzettend veel kopzorgen.’

Waar Voedselbanken Nederland moeite heeft om vrijwilligers te vinden, loopt het bij de aangesloten lokale voedselbanken juist erg goed. Dat heeft een aantal redenen, zegt Booij. ‘In de eerste plaats heb je bij een lokale voedselbank rechtstreeks contact met de cliënt. Je ziet voor wie je het doet, de dankbaarheid is groot. Dat is natuurlijk veel minder als je hier op het hoofdkantoor werkt of in een van de acht distributiecentra. Daarnaast vragen we behoorlijk wat capaciteiten van medewerkers. Je hebt gewoon capabele krachten nodig die weten waar ze het over hebben, anders hou je zo’n professionele organisatie niet lang draaiende. En tot slot is vrijwilligerswerk natuurlijk nooit vrijblijvend, maar hier op het hoofdkantoor heb je ook nog eens te maken met een vrij hoge werkdruk, strakke deadlines en veel verantwoordelijkheden. Terwijl de meeste mensen die vrijwilligerswerk doen dat juist doen voor de gezelligheid, sociale contacten en om buiten de deur te komen. Dat past wel bij het werk bij een van de aangesloten voedselbanken, maar niet bij het werk dat wij hier doen.’

Om diezelfde reden hebben ook de acht distributiecentra moeite om vrijwilligers te vinden en binden. Zij spelen een centrale rol in het traject Voedselveiligheid, dat Voedselbanken Nederland samen met de Voedsel- Warenautoriteit heeft opgezet. De belangrijkste onderdelen van dit traject zijn: voldoen aan de eisen van de Nederlandse Voedsel- en warenautoriteiten, veilig afleveren van goederen aan onze cliënten en onder andere een betere koeling tijdens het transport. ‘Voorheen reden we in gewone bestelwagens van het distributiecentrum naar de lokale voedselbanken. Als je weet dat het distributiecentrum in Tilburg ook het grootste deel van Zeeland moet bevoorraden, dan snap je dat diepgevroren vlees niet meer diepgevroren is tegen de tijd dat je in Middelburg aankomt. Stichting Adessium doneert geld waarmee we het leeuwendeel van de benodigde investeringen in de voedselveiligheid en in het koeltransport kunnen doen. En daarnaast hebben we vrijwilligers nodig met logistieke kennis.

Bijvoorbeeld kennis hoe je met behulp van sensoren de temperatuur tijdens het hele traject kunt meten, zodat we ook garanties kunnen afgeven.’ Die vrijwilligers worden ondersteund door ons team voedselveiligheid, maar ook door de professionals van Unilever, Albert Heijn, Jumbo, Lidl en Dirk van den Broek. Deze bedrijven dragen vrijwillig hun kennis en knowhow aan ons over. ‘Geweldig. Zij doneren al jaren veel voedsel en geld, en nu dus ook hun kennis. In de professionaliseringsslag die we maken is dat laatste heel waardevol.’

 

Cijfers

  • Aantal bij Voedselbanken Nederland aangesloten voedselbanken: 157
  • Aantal uitgiftepunten: 510
  • Aantal vrijwilligers: 9.900
  • Aantal mensen dat een beroep doet op een voedselbank: 94.000
    (waaronder 37.600 kinderen)
  • Jaarlijkse begroting: circa 2,5 miljoen euro

Flexibiliteit
Booij investeert veel tijd in zijn vrijwilligersbaan. Het laatste jaar al snel 60 uur per week. ‘Maar dat wordt minder nu Finext ons gaat ondersteunen’, garandeert hij. Wat hij in ruil voor dat werk krijgt is een andere kijk op de wereld. ‘Toen ik nog bij een lokale voedselbank werkte zag ik hoe snel je in de problemen kunt komen. Op het ene moment is je schuld 20.000 euro en een paar weken later is het al 23.000 euro omdat incassobureaus kosten in rekening brengen. Als je eenmaal in de schulden zit is het ontzettend moeilijk om eruit te komen. De meeste mensen belanden ook helemaal niet in de schulden omdat ze te veel geld uitgeven, vaak is het een echtscheiding, verlies van werk of dubbele hypotheek. Gecombineerd met net wat te weinig verstand van financiële zaken kan het dan snel fout lopen. Daarom hebben wij sinds kort ook in onze missie staan dat we mensen zo snel mogelijk weer financieel gezond willen maken, zodat ze niet langdurig afhankelijk zijn van onze hulp.’

 

 

‘We hebben nu een professioneel bestuur dat echt doorpakt op heel veel belangrijke onderwerpen zoals voedselveiligheid en financiële verslaglegging’

 

 

Hij leert daarnaast flexibel te zijn. ‘Als crisismanager bij de Rabobank kon ik relatief eenvoudig mijn wil aan anderen opleggen. Ik bepaalde wat er moest gebeuren. Er kwam wel eens wat tegenspraak, maar uiteindelijk hakte ik de knopen door. Dat is nu wel anders’, lacht hij.

De constructie van een vereniging met leden maakt dat Booij relatief weinig invloed kan uitoefenen op hoe de aangesloten voedselbanken hun administratie voeren. ‘In principe zijn ze daar vrij in’, zegt hij. Ze zijn verplicht inzicht te geven in het aantal vrijwilligers en het aantal cliënten en om bij te houden welke bedragen ze waaraan uitgeven, maar daarmee houden de verplichtingen momenteel ook op. Voedselbank Nederland is voornemens om op een komende ledenvergadering voorstellen te lanceren om hierin veranderingen aan te brengen ‘Ik zou graag willen dat alle aangesloten leden en de distributiecentra met hetzelfde standaard format gaan werken. Dan hebben wij veel minder werk aan het beoordelen van de administraties. Bovendien krijgen we dan ook inzicht in de waarde van pakketten. Dat hebben we nu niet. We weten wel hoeveel mensen we helpen, maar we weten niet precies hoeveel voedsel erin komt en eruit gaat. Terwijl het wel enorm zou helpen bij het verkrijgen van subsidies als we daar helderder over kunnen zijn.’

Booij kijkt met een goed gevoel naar de stappen die Voedselbanken Nederland zet. ‘We hebben nu een professioneel bestuur dat echt doorpakt op belangrijke onderwerpen zoals voedselveiligheid en financiële verslaglegging. We hebben grote sprongen gemaakt. En dat met een organisatie die volledig bestaat uit vrijwilligers. Dat is echt wel iets om trots op te zijn.’

CV
Frans Booij is penningmeester bij Voedselbanken Nederland, een ‘baan’ die hij sinds 2013 als vrijwilliger vervult. Daarvoor was hij secretaris bij de Voedselbank Moerdijk. Voor zijn pensionering werkte hij jarenlang bij Rabobank. Eerst als vestigingsdirecteur van diverse lokale Rabobanken, daarna als crisismanager op het hoofdkantoor.

Auteur: Mirjam Hulsebos

Wil je meer weten over het werk en de richtliijnen van Voedselbanken.nl, kijk dan op hun site www.voedeselbankennederland.nl

volg ons ook op

       

© 2013-2019. Alle rechten voorbehouden.